Kat malikleri kurulu toplantısı nasıl yapılır? Çağrı, nisap, vekâlet

Olağan toplantı ne zaman yapılır?

Kat malikleri kurulu, apartmanın ya da sitenin bütün maliklerinden oluşur ve ana gayrimenkulü yönetir. Kanuna göre kurul yılda en az bir kez toplanır. Toplantı zamanı yönetim planında yazılıdır. Yazmıyorsa toplantı her takvim yılının ilk ayında, yani Ocak'ta yapılır (KMK m.29/1). Toplu yapı olarak kurulmuş sitelerde kurullar en geç iki yılda bir toplanır; zaman yönetim planında yoksa ikinci takvim yılının ilk ayında. Toplu yapılarda blok kurulları ve temsilciler kurulları da vardır (KMK m.69); bu yazı tek yapıdaki kurulu anlatır.

Olağan toplantının gündeminde genellikle şu konular bulunur:

• Yöneticinin geçen dönemin gelir ve gider hesabını vermesi (KMK m.39).
• Denetçinin ya da denetim kurulunun raporu (KMK m.41).
• İşletme projesinin onaylanması. 7579 sayılı Kanun'la işletme projesi kurulda onaylanır; ayrıntılar işletme projesi yazımızda (KMK m.37).
• Yöneticinin yeniden atanması: yönetici her yıl kanuni yıllık toplantıda yeniden atanır, eski yönetici yeniden seçilebilir (KMK m.34).
• Denetçi seçimi; dilek ve temenniler.

Olağanüstü toplantı ve 15 günlük çağrı

Önemli bir sebep çıkarsa kurul her zaman toplanabilir. Toplantıyı yönetici, denetçi ya da kat maliklerinin üçte biri isteyebilir. Kanunun şartları açıktır (KMK m.29/2):

• Çağrı, toplantı için istenen tarihten en az 15 gün önce yapılır.
• Çağrı bütün kat maliklerine ulaşır.
• Yol ya imza karşılığı verilen bir çağrı ya da taahhütlü mektuptur.
• Toplantının sebebi çağrıda yazılır.

Çağrı nasıl yapılır? İmzalı çağrı ve taahhütlü mektup

Kanun olağanüstü toplantı için iki yol sayar: malike imzalatılan çağrı ve taahhütlü mektup. Uygulamada imzalı çağrı için bir tebliğ listesi tutulur; her malik çağrıyı aldığı tarihi yazıp imzalar. Taahhütlü mektupta posta alındısı saklanır. Kanun "iadeli" taahhütlü şartı aramaz; ama iadeli taahhütlü, mektubun ulaştığını ispatlamayı kolaylaştırır.

Bu çağrı şartı olağanüstü toplantı içindir. Yargıtay 20. Hukuk Dairesi, yönetim planında zamanı belli olan olağan toplantı için özel bir çağrı şartı aramamış; tarih, saat, yer ve gündemin bina girişine ya da ilan panosuna makul bir süre önce (15 gün gibi) asılmasını yeterli bulmuştur (E.2019/5585, K.2020/1731). Yönetim planındaki zamanın dışında yapılan toplantı ise olağanüstü sayılır. 18. Hukuk Dairesi böyle bir toplantıda, yönetim planında öyle bir usul yoksa panoya asmayı yetersiz bulmuş ve kararların iptalini gerekli görmüştür (E.2014/9779, K.2014/16513). Güvenli yol, olağan toplantıda da 15 gün önce imzalı çağrı ya da taahhütlü mektup kullanmaktır.

Çağrıda şunlar bulunmalı: toplantının türü, sebebi (olağanüstüde zorunlu), birinci toplantının yeri ve tarihi, yeter sayı sağlanamazsa yapılacak ikinci toplantının yeri ve tarihi ve gündem. Aşağıdaki boş şablonu kopyalayıp doldurabilirsiniz.

KAT MALİKLERİ KURULU TOPLANTI ÇAĞRISI

Site / apartman / blok: ..............................
Toplantı türü: [ ] Olağan   [ ] Olağanüstü
Olağanüstü toplantıyı isteyen:
[ ] Yönetici   [ ] Denetçi   [ ] Kat maliklerinin üçte biri
Toplantının sebebi (olağanüstüde zorunlu):
....................................................

BİRİNCİ TOPLANTI
Tarih ve saat: ..... / ..... / ..........   ..... : .....
Yer: ...............................................

YETER SAYI SAĞLANAMAZSA İKİNCİ TOPLANTI
(birinciden en az 7, en geç 15 gün sonra)
Tarih ve saat: ..... / ..... / ..........   ..... : .....
Yer: ...............................................

GÜNDEM
1. Açılış ve toplantı başkanının belirlenmesi
2. ................................................
3. ................................................
4. ................................................
5. Dilek ve temenniler

VEKÂLET
Toplantıya katılamayan kat maliki oyunu yetkili bir vekil
eliyle kullanabilir. Bir kişi oyların yüzde beşinden
fazlasını kullanmak üzere vekil olamaz; kırk ve daha az
bağımsız bölümlü yapılarda bir kişi en çok iki kişiye
vekâlet edebilir (KMK m.31).

Bu çağrı toplantıdan en az 15 gün önce bütün kat
maliklerine imza karşılığı ya da taahhütlü mektupla
ulaştırılmıştır.

Çağrıyı yapan (ad, sıfat): ..........................
Tarih: ..... / ..... / ..........   İmza: ...............

TEBLİĞ LİSTESİ (imza karşılığı verilen çağrıda)
Bölüm no | Kat maliki | Teslim tarihi | İmza
........ | .......... | ............. | ..........
........ | .......... | ............. | ..........

İkinci toplantı: 7-15 gün kuralı

İlk çağrı yapılırken, birinci toplantıda yeter sayı sağlanamazsa ikinci toplantının nerede ve hangi tarihte yapılacağı da yazılır. İki toplantı arasında en az 7 gün bırakılır (KMK m.29/3). İkinci toplantı en geç 15 gün sonra yapılır ve bu toplantıda karar yeter sayısı katılanların salt çoğunluğudur (KMK m.30/2).

Örnek: Birinci toplantı ayın 1'indeyse ikinci toplantıyı ayın 10'u gibi iki sınırın rahatça içinde kalan bir güne koyun. Kanun ikinci toplantı için ayrı bir çağrı öngörmez; yeri ve tarihi ilk çağrıda yazılır.

Toplantı ve karar yeter sayısı

Kurul, kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlasıyla toplanır ve oy çokluğuyla karar verir (KMK m.30/1). İki şart birlikte aranır: hem kat maliklerinin sayısının hem de toplam arsa payının yarısından fazlası toplantıda asaleten ya da vekâleten bulunmalıdır.

Örnek: 24 bağımsız bölümün her birinin ayrı maliki olan bir apartmanda birinci toplantının açılması için en az 13 malikin katılması ve bu maliklerin arsa paylarının toplamının, bütün arsa payının yarısını aşması gerekir. Rakamlar örnektir.

Kanunun bazı kararlar için ayrıca öngördüğü yeter sayılar saklıdır (KMK m.30/3). Sık karşılaşılanlar şunlardır:

Oy ve vekâlet sınırları

Her kat malikinin, arsa payına bakılmaksızın bir oyu vardır. Birden çok bağımsız bölümü olan malik her bölüm için ayrı oy kullanır. Ama kaç bölümü olursa olsun, oyları bütün oyların üçte birini geçemez ve hesapta kesirler dikkate alınmaz (KMK m.31). Örneğin 9 bölümlü bir apartmanda 5 bölümü olan bir malik en çok 3 oy kullanır.

• Bir bölümün birden çok maliki varsa, kurulda onları içlerinden vekâlet verdikleri biri temsil eder.
• Ehliyetsiz bir malikin yerine kanuni temsilcisi katılır.
• Karar doğrudan kendisini ilgilendiren malik görüşmelerde bulunabilir ama oy kullanamaz.
• Malik oyunu yetkili bir vekil eliyle kullanabilir. Bir kişi oyların yüzde beşinden fazlasını kullanmak üzere vekil olamaz. Kanunun ifadesiyle "kırk ve daha az sayıdaki kat mülkiyetine tâbi taşınmazlarda" bir kişi en çok iki kişiye vekâlet edebilir.

Örnek: 60 bölümlü bir sitede bir kişi vekil olarak en çok 3 oy kullanabilir (60'ın yüzde beşi). Rakamlar örnektir.

Kiracı kat maliki değildir; kurulda oy hakkı malike aittir. Kiracı ancak malikin vekili olarak ve yukarıdaki sınırlar içinde oy kullanabilir. Kanun vekâletname için özel bir şekil öngörmez, "yetkili vekil" der. Tartışma çıkmaması için yazılı ve imzalı bir vekâletname alıp toplantı dosyasında saklamak güvenli yoldur.

Kararlar deftere nasıl yazılır?

Kurul kararları, (1)'den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan ve her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılır. Toplantıda bulunan bütün kat malikleri kararları imzalar. Karara aykırı oy verenler, aykırılığın sebebini yazarak imza atar (KMK m.32/4).

Yönetici kurul kararlarını, yapılan ihtar ve tebligatların özetini ve bütün giderleri bu deftere tarih sırasıyla yazar. Defteri her takvim yılının bitiminden itibaren bir ay içinde notere kapattırmak zorundadır (KMK m.36).

Deftere yazmanın geçerlilik şartı mı, ispat şartı mı olduğu tartışılır. Yargıtay 18. Hukuk Dairesi bir olayda, kararlar ayrı bir kâğıda yazılıp divan heyetince imzalanmış ve içeriği deftere geçirilmişken, toplantıya katılan malikin yalnız bu şekil eksikliğine dayanarak iptal isteyemeyeceğine hükmetmiştir (E.2014/4723, K.2014/6964). Bu tek bir olaydır; en sağlam yol kararı toplantı bitmeden deftere yazıp imzalatmaktır.

Karara itiraz: iptal davası ve arabuluculuk

• Toplantıya katılıp karara aykırı oy veren malik, karar tarihinden başlayarak bir ay içinde iptal davası açabilir (KMK m.33).
• Toplantıya katılmayan malik, kararı öğrendiği tarihten başlayarak bir ay içinde ve her hâlde karar tarihinden başlayarak altı ay içinde dava açabilir.
• Dava, ana gayrimenkulün bulunduğu yerdeki sulh mahkemesinde açılır; kat maliklerini temsilen yöneticiye yöneltilebilir (KMK m.33, m.38).
• Kararın yok ya da mutlak butlanla hükümsüz sayıldığı durumlarda süre şartı aranmaz.

1 Eylül 2023'ten beri Kat Mülkiyeti Kanunu'ndan kaynaklanan uyuşmazlıklarda, dava açmadan önce arabulucuya başvurmak dava şartıdır (HUAK m.18/B). Arabuluculuk bürosuna başvurudan son tutanağın düzenlendiği tarihe kadar zamanaşımı durur ve hak düşürücü süre işlemez (HUAK m.18/A).

Toplantı ya da oylama uygulama üzerinden yapılabilir mi?

Bugünkü Kat Mülkiyeti Kanunu'nda kurul toplantısı, çağrı, oy ya da karar defteri için elektronik bir yol yok. 2026'da yürürlüğe giren 7579 sayılı Kanun da bu konuda hüküm eklemedi. Uygulamacılar, tutanağın toplantı sonunda imzalanması gerektiği için elektronik genel kurulun kural olarak mümkün olmadığını yazıyor (yorum).

Bu yüzden bir mesajlaşma grubunda ya da uygulamada yapılan oylama kurul kararı değildir. Böyle bir oylamaya dayanarak harcama yapmak, iptal davası ve yöneticinin sorumluluğu açısından risklidir. Uygulamalar toplantıyı hazırlamak, hatırlatmak ve belgeleri arşivlemek için kullanılabilir; karar toplantıda alınır ve deftere yazılır.