Site yönetim şirketi nasıl seçilir? Sözleşmede nelere dikkat edilir? (2026)

Profesyonel bir yönetim şirketiyle çalışmaya karar veren siteler çoğunlukla fiyat karşılaştırarak başlar. Oysa sonradan en çok sorun çıkaran konular fiyat değildir: paranın hangi hesapta durduğu, raporların ne sıklıkla geldiği, şirket değişince defterin, belgelerin ve kayıtların nasıl teslim edileceği. Bu yazı hangi şirketle görüşürseniz görüşün sorabileceğiniz soruları ve sözleşmede bulunması gereken maddeleri sıralıyor. Belirli bir şirketi önermiyor, hiçbirini değerlendirmiyor.

Önce kanundaki yeri: şirket sitenin yöneticisidir

Kat malikleri yönetimi kendi aralarından ya da dışarıdan seçecekleri bir kimseye verebilir (KMK m.34/1). Yönetim şirketiyle çalışmak, kanunun diliyle dışarıdan bir yönetici atamaktır. Bu yüzden şirket de diğer yöneticiler gibi:

• kat malikleri kurulunda maliklerin hem sayı hem arsa payı bakımından çoğunluğuyla atanır; karar karar defterine yazılıp toplantıdakilerce imzalanır (m.34/4, 32/4);
• her yıl kurulun kanuni yıllık toplantısında yeniden atanır, aynı şirket yeniden atanabilir (m.34/5);
• kanundaki ve yönetim planındaki görevleri yürütür (m.35), karar defterini tutar (m.36) ve hesap verir (m.39);
• kat maliklerine karşı vekil gibi sorumludur (m.38) ve kurulca sürekli denetlenir (m.41/1).

KMK'nın güncel metni yöneticilik için bir belge ya da lisans şartı koymaz. Yetki belgesi konusundaki durumu ayrı bir yazıda takip ediyoruz.

Teklif istemeden önce: ihtiyaç listesi

Teklifleri karşılaştırabilmek için bütün şirketlere aynı listeyi verin. Liste ne kadar açık olursa teklifler de o kadar karşılaştırılabilir olur:

• Yönetim işleri: avans ve aidat takibi, giderlerin ödenmesi ve deftere yazılması, işletme projesinin hazırlanması, kurul toplantısının hazırlığı.
• Personel: temizlik, bahçe, teknik ve güvenlik personeli sitenin mi şirketin mi bordrosunda olacak? İşveren kimse sigorta ve bordro yükümlülükleri de ondadır.
• Teknik işler: asansörlerin aylık bakımı ve yıllık kontrolü (m.35/1-l), havuz, jeneratör, hidrofor gibi tesislerin bakımı, arızaya müdahale süresi.
• Sigorta: binanın sigortası yöneticinin görevidir (m.35/1-c); poliçeyi kimin yenileyeceğini yazın.
• Sahada kim var: site sorumlusu kim, haftada kaç gün sitede, acil durumda kime ulaşılır?
• Raporlama: gelir-gider raporu, borç durumu, banka hesap dökümü ve yapılan işlerin listesi hangi sıklıkla ve hangi biçimde gelecek?

Güvenlik görevlisi hizmeti de istiyorsanız bu hizmetin özel güvenlik mevzuatına (5188 sayılı Kanun) uygun verildiğini ayrıca sorun.

Teklifleri karşılaştırırken sorulacaklar

1. Ücrete neler dahil? Personel, malzeme, teknik bakım ve yazılım ücrete dahil mi, ayrı mı faturalanıyor? Teklifin KDV dahil mi hariç mi olduğunu yazılı isteyin.
2. Referanslar: şirketin yönettiği benzer büyüklükteki sitelerin yöneticileriyle ya da denetçileriyle görüşebilir misiniz?
3. Para: sitenin parası hangi hesapta duracak, hesapta kimin imza yetkisi olacak, kurul ve denetçi hesap dökümünü nasıl görecek?
4. Hesap ve rapor: yıllık hesap kurulda nasıl sunulacak, ara raporlar ne sıklıkla gelecek?
5. Aidat ödenmezse: hatırlatma, ihtar ve icra takibi hangi sırayla ve kimin kararıyla yapılacak, avukatlık giderleri nasıl karşılanacak?
6. Teminat: şirket teminat verecek mi, hangi türde ve tutarda?
7. Sakinlerle iletişim: duyuru, talep ve şikâyetler hangi kanaldan gelecek, cevap süresi ne kadar?
8. Ayrılırken: sözleşme bitince defter, belgeler, banka yetkisi ve dijital kayıtlar ne kadar sürede ve nasıl teslim edilecek?

Sözleşmede bulunması gereken maddeler

Kanun yöneticinin kat maliklerine karşı vekil gibi sorumlu olduğunu söyler (KMK m.38). Türk Borçlar Kanunu'na göre vekil üstlendiği işi vekâlet verenin haklı menfaatlerini gözeterek sadakat ve özenle yürütür; özen borcu, benzer işleri üstlenen basiretli bir vekilin davranışına göre ölçülür (TBK m.506). Vekil, istendiğinde yürüttüğü işin hesabını vermek ve iş için aldıklarını teslim etmekle yükümlüdür (TBK m.508). Sözleşmedeki raporlama ve devir maddeleri bu yükümlülükleri somutlaştırır.

Süre, fesih ve devir teslim

Kurul yöneticinin tutumunu sürekli denetler ve haklı bir sebep çıkarsa onu her zaman değiştirebilir (KMK m.41/1). Yönetici her yıl yeniden atandığı için kurul yıllık toplantıda başka bir yönetici de seçebilir (m.34/5). Yönetici de kat malikleri noter aracılığıyla yaptırdığı ihtara rağmen borç ve yükümlerini vaktinde ve tamamen yerine getirmezse, tazminat ödemeden sözleşmesini feshedip çekilebilir ve zararını isteyebilir (m.40/2).

Türk Borçlar Kanunu'nda vekâlet sözleşmesi taraflarca her zaman tek taraflı sona erdirilebilir; uygun olmayan zamanda sona erdiren taraf diğerinin bundan doğan zararını gidermekle yükümlüdür (TBK m.512). Yönetim sözleşmenizdeki süre, erken fesih bedeli ve cezai şart gibi maddelerin bu kurallar karşısındaki sonucu sözleşmenin içeriğine bağlıdır; imzalamadan önce bir hukukçuya gösterin.

Şirket değiştiğinde en az şunların bir tutanakla teslim edildiğini kontrol edin:

• Noter onaylı karar defteri ve varsa denetçinin defteri (m.32/4, 41/4).
• Gider belgeleri, sözleşmeler, sigorta poliçeleri ve bütün dosya (m.36).
• Banka hesabındaki imza yetkisinin yeni yöneticiye geçmesi ve son hesap dökümü.
• Açık alacakların daire daire listesi ve başlamış icra dosyaları.
• Kullanılan yazılımdaki kayıtların dışa aktarımı ve eski ekibin erişimlerinin kapatılması.
• Anahtarlar, kartlar ve varsa şirkete tahsis edilmiş yer: dışarıdan atanan yöneticiye görevi dolayısıyla tahsis edilen yer, sözleşme sona erince 15 gün içinde boşaltılır (KMK Ek m.2).

Uyarı işaretleri

• Aidatın şirketin kendi ticari hesabına yatırılmasını istemek. Kanun paranın yönetici sıfatıyla açılan hesapta durmasını ister (m.35/1-j).
• Kurul onayı olmadan aidat artırmak. 22 Mayıs 2026'dan beri işletme projesi kurulda onaylanır (m.37); ayrıntılar aidat zammı yazısında.
• Borçlu listesini panoya ya da mesaj grubuna asmak. Kişisel Verileri Koruma Kurulu bunu hukuka aykırı saydı (borç listesi ve KVKK).
• Gider belgesini ya da hesap dökümünü göstermekten kaçınmak. Yönetici belgeleri saklamak ve hesap vermekle yükümlüdür (m.36, 39).
• Olağanüstü toplantıyı yalnız mesaj grubundan duyurmak. Çağrı en az 15 gün önce imza karşılığında ya da taahhütlü mektupla yapılır (m.29/2).

Şirketle çalışırken yönetim yazılımı

Yönetim şirketlerinin çoğu bir yazılım kullanır. Sözleşmeden önce sorun: sakinler borçlarını ve makbuzlarını nereden görecek, kayıtlar sitenin mi şirketin mi hesabında duruyor, şirket değişirse kayıtlar sitede kalıyor ve dışa aktarılabiliyor mu? Programı değerlendirmek için site yönetim programı nasıl seçilir yazısındaki on soruyu kullanabilirsiniz.

NKomşu bu süreçte ne yapar?