Apartman yönetimi nasıl yapılır? Yeni yöneticiye adım adım rehber

Apartman yöneticiliği çoğu zaman kat maliklerinden birine, kendi işinin yanında kalır. Kanun yöneticiye birçok iş yükler, ama bunların çoğu belli bir takvime oturur. Bu yazı yeni seçilmiş bir yöneticinin ilk haftada, ilk ayda, her ay ve yıl sonunda yapacaklarını Kat Mülkiyeti Kanunu'na (KMK) göre sıralıyor. Seçimin nasıl yapıldığı ve görevlerin tam listesi apartman yöneticisi nasıl seçilir yazısında.

İlk hafta: devir teslim

1. Atama kararını kontrol edin. Yönetici, kat maliklerinin hem sayı hem arsa payı çoğunluğuyla atanır; karar sayfaları noterce tasdikli karar defterine yazılıp toplantıdakilerce imzalanır (m.34/4, 32/4).
2. Defteri ve dosyayı teslim alın. Eski yönetici kararları, ihtarları ve bütün giderleri karar defterine yazmak, defteri ve belgeleri bir dosyada saklamakla yükümlüydü (m.36). Eksik belge varsa teslim tutanağına yazın.
3. Banka hesabını devralın. Para muteber bir bankada, yöneticinin adına ama yönetici sıfatı gösterilerek açılan hesapta durur (m.35/1-j). Atama kararıyla bankaya gidip yetkiyi üzerinize alın, son hesap dökümünü isteyin.
4. Açık borçları listeleyin. Hangi dairenin hangi dönemden ne kadar borcu var, başlamış bir icra takibi var mı?
5. Sözleşmeleri ve poliçeleri toplayın. Asansör bakım firması, temizlik, varsa kapıcının sigorta ve bordro kayıtları, binanın sigorta poliçesi (m.35/1-c).
6. Adınızı asın. Yöneticinin adı, soyadı, iş ve ev adresi binanın kapısı yanına ya da girişte görülecek bir yere çerçeve içinde asılır (m.34, son fıkra).
7. Yönetim planını okuyun. Toplantı zamanı, gider dağıtımı ve yöneticinin görevleri planda farklı düzenlenmiş olabilir; plan bütün kat maliklerini bağlar (m.28).

İlk ay: bütçe ve aidat

Aidatın dayanağı işletme projesidir. 22 Mayıs 2026'dan beri proje kat malikleri kurulunda onaylanır. Kurulun kabul ettiği bir proje yoksa yönetici gecikmeden geçici bir proje yapar; proje kat maliklerine ya da daireden fiilen yararlananlara imza karşılığında ya da taahhütlü mektupla bildirilir ve kurul en geç üç ay içinde karar alır (m.37).

Yürürlükte bir proje varsa geçici projenin bedeli, bir önceki yıl için ilan edilen yeniden değerleme oranından fazla artırılamaz. Tavanı işletme projesi tavan hesaplama aracıyla bulabilir, projeyi boş işletme projesi Excel şablonuyla hazırlayabilirsiniz. Projenin içeriği işletme projesi yazısında.

Giderler, aralarında başka türlü anlaşma yoksa kapıcı, kaloriferci, bahçıvan ve bekçide eşit, diğerlerinde arsa payı oranında paylaşılır (m.20/1). Dairelerin payını arsa payına göre aidat hesaplama aracıyla kontrol edebilirsiniz.

Her ay yapılacaklar

• Avansı toplayın, makbuz verin. Ödemeler apartmanın banka hesabına yapılsın; nakit aldıysanız hesaba yatırın ve tahsilat makbuzu verin.
• Giderleri ödeyin, belgesini saklayın. Her gider tarih sırasıyla karar defterine yazılır, belgesi dosyada saklanır (m.36).
• Asansörün aylık bakımını yaptırın. Asansörlerin aylık bakımı ve yıllık kontrolü yöneticinin görevidir (m.35/1-l).
• Geciken ödemeleri izleyin. Payını tam ödemeyen kat maliki geciktiği günler için aylık %5 hesabıyla gecikme tazminatı öder (m.20/2); gecikme tazminatı hesaplama aracı gün gün hesaplar.
• Duyuruları tarihli ve yazılı yapın. Su kesintisi, bakım ya da toplantı duyurusunun tarihi belli olsun; bir dairenin borç bilgisini herkese açık yerlerde paylaşmayın.

Aidat ödenmezse

Önce hatırlatın, sonuç alamazsanız yazılı ihtar gönderin. Gider ya da avans payını ödemeyen kat maliki hakkında yönetici ya da diğer maliklerden her biri dava açabilir, icra takibi yapabilir (m.20/2, 35/1-i). Dairede kiracı oturuyorsa kiracı da kira tutarıyla sınırlı olarak birlikte sorumludur (m.22/1). Adımlar ve belgeler aidat ödemeyen komşuya ne yapılır yazısında, kimin neyi ödeyeceği aidatı kiracı mı öder yazısında.

Yıl sonu ve yılın ilk ayı

1. Hesabı hazırlayın. Yönetici, yönetim planında yazılı zamanda, yoksa her yılın ilk ayında kurula o tarihe kadarki gelir ve giderlerin hesabını verir. Maliklerin yarısı isterse başka zamanda da hesap göstermek zorundadır (m.39).
2. Defteri notere kapattırın. Karar defteri her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde notere kapattırılır (m.36).
3. Kurulu toplayın. Kurul, planda başka zaman yoksa her yılın ilk ayında toplanır (m.29/1). Çağrı, nisap ve vekâlet için kurul toplantısı yazısına, boş çağrı ve tutanak için şablonlara bakın.
4. Denetçi raporunu dağıtın. Kurul bir denetçi seçtiyse denetçi raporunu planda başka zaman yoksa yılın ilk ayında verir; raporun birer örneği kat maliklerine taahhütlü mektupla gönderilir (m.41/3).
5. Yeniden atama. Yönetici her yıl yıllık toplantıda yeniden atanır; siz de yeniden atanabilirsiniz (m.34/5).

Sık yapılan hatalar

Gönüllü olsa da yönetici kat maliklerine karşı vekil gibi sorumludur (m.38). Kararları uygulamak, belgeleri saklamak ve hesap vermek kanuni bir görevdir; düzenli tutulan kayıt, sonradan çıkabilecek tartışmalarda yöneticinin de güvencesidir.

Gönüllü yöneticinin hakları

Yönetici, yönetim planında ya da sözleşmede ücret yazmasa bile kat maliklerinden uygun bir ücret isteyebilir (m.40/3). Kat maliklerinden atanan yöneticinin normal yönetim giderlerine katılıp katılmayacağına kurul karar verir; böyle bir karar yoksa yönetici, yönetim süresince kendisine düşen normal yönetim giderlerinin yarısına katılmaz (m.40/4).

NKomşu apartman yönetimini nasıl kolaylaştırır?