Karar defteri örneği, toplantı çağrısı ve işletme projesi Excel şablonu

Kat malikleri kurulunun işi büyük ölçüde belgeyle yürür: çağrı, tutanak, karar defteri ve işletme projesi. Bu sayfadaki şablonlar Kat Mülkiyeti Kanunu'nun (KMK) güncel metnine göre hazırlandı. Boşlukları doldurup kullanabilirsiniz; yönetim planınız farklı bir usul öngörüyorsa ona uyun.

Toplantı çağrısı şablonu (Word)

Çağrıda toplantının türü, olağanüstü toplantıda sebebi, birinci toplantının yeri ve tarihi, yeter sayı sağlanamazsa yapılacak ikinci toplantının yeri ve tarihi ve gündem yazılır (KMK m.29/2-3). İki toplantı arasında en az 7 gün bırakılır; ikinci toplantı en geç 15 gün sonra yapılır (m.29/3, m.30/2). Şablonda vekâlet sınırları (m.31) ve imza karşılığı çağrı için bir tebliğ listesi de var.

Karar defteri nasıl tutulur?

• Defter: sayfaları (1)'den başlayıp sırayla numaralı ve her sayfası noter mührüyle tasdikli olmalıdır (KMK m.32/4).
• İmza: kararlar deftere yazılır ve toplantıda bulunan bütün kat malikleri imzalar. Karara aykırı oy verenler aykırılığın sebebini belirterek imza atar (m.32/4).
• Yöneticinin kayıtları: kurul kararları, yapılan ihtar ve tebligatların özeti ve tarihleri ve bütün giderler deftere tarih sırasıyla yazılır; giderlerin belgeleri bir dosyada saklanır (m.36).
• Kapanış: defter her takvim yılının bitiminden itibaren bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılır (m.36).
• Önceki kararlar: bir konuda ileride anlaşmazlık çıkarsa, defterde aynı konuda daha önce verilmiş bir karar varsa kural olarak ona göre çözülür (m.32/5).
• Denetçi defteri: denetçiler de raporlarını ve kararlarını sayfa numaralı, her sayfası noterce tasdikli bir deftere yazıp tarih koyarak imzalar (m.41).

Toplantı tutanağı ve örnek kararlar (Word)

Tutanak şablonu, deftere yazılacak bilgileri sırasıyla verir: toplantının türü ve çağrının yolu, katılım ve yeter sayı (sayı ve arsa payı), gündem, görüşmeler, kararlar ve oy dağılımı, aykırı oyların gerekçesi ve imza tablosu. Sık alınan üç karar için örnek metin de var.

KAT MALİKLERİ KURULU TOPLANTI TUTANAĞI

Bu tutanak, sayfaları numaralı ve her sayfası
noterce tasdikli karar defterine yazılır (KMK m.32).

Site / apartman / blok: ..............................
Toplantı türü: [ ] Olağan   [ ] Olağanüstü
[ ] Birinci toplantı   [ ] İkinci toplantı
Tarih ve saat: ..... / ..... / ..........   ..... : .....
Yer: ...............................................
Çağrı tarihi: ..... / ..... / ..........
Çağrı yolu: [ ] İmza karşılığı   [ ] Taahhütlü mektup

KATILIM VE YETER SAYI
Toplam kat maliki sayısı: ..........
Toplam arsa payı: ..........
Katılan kat maliki: ..... asaleten, ..... vekâleten
Katılanların arsa payı toplamı: ..........
Toplantı yeter sayısı: [ ] Sağlandı   [ ] Sağlanmadı
Birinci toplantıda kat maliklerinin sayı ve arsa payı
bakımından yarısından fazlası aranır. İkinci toplantıda
kararlar katılanların salt çoğunluğuyla alınır (KMK m.30).

TOPLANTI BAŞKANI VE YAZMAN
Başkan: .............................................
Yazman: .............................................

GÜNDEM
1. Açılış ve toplantı başkanının belirlenmesi
2. ................................................
3. ................................................
4. Dilek ve temenniler

GÖRÜŞMELER VE KARARLAR
Gündem maddesi: .....................................
Görüşmenin özeti: ...................................
Karar: ..............................................
Kabul: ..... oy (arsa payı ..........)
Ret: ..... oy (arsa payı ..........)
Aykırı oy verenler ve gerekçeleri:
....................................................

ÖRNEK KARAR METİNLERİ
Yönetici: ".......................... yönetici olarak
atanmasına, aylık ücretinin .......... TL olmasına
kat maliklerinin sayı ve arsa payı çoğunluğuyla
karar verildi (KMK m.34)."
İşletme projesi: "..... / ..... / .......... tarihinde
kat maliklerine bildirilen .......... dönemi işletme
projesinin [ ] aynen [ ] değiştirilerek kabulüne
karar verildi (KMK m.37)."
Denetçi: "Kat maliklerinden ..........................
denetçi olarak seçilmesine kat maliklerinin sayı ve
arsa payı çoğunluğuyla karar verildi (KMK m.41)."

İMZALAR
Toplantıda bulunan bütün kat malikleri imzalar;
karara aykırı oy verenler aykırılığın sebebini
belirterek imza atar (KMK m.32).
Bölüm no | Kat maliki ya da vekili | Asaleten / vekâleten | İmza
........ | .......... | .......... | ..........
........ | .......... | .......... | ..........

• Yönetici kararı: yönetici, kat maliklerinin hem sayı hem arsa payı bakımından çoğunluğuyla atanır (m.34/4). Seçimin adımları apartman yöneticisi yazısında.
• İşletme projesi kararı: proje kurulda aynen ya da değiştirilerek kabul edilir (m.37/1, 3).
• Denetçi kararı: kurul denetçiyi kat maliklerinin kendi aralarından sayı ve arsa payı çoğunluğuyla seçer (m.41).

İşletme projesi Excel şablonu

Şablonun üç sayfası var. Giderler sayfasına bir yıllık tahmini giderleri yazıp her kalem için dağıtımı seçersiniz: Eşit ya da Arsa payı. Daireler sayfasına her bağımsız bölümü ve tapudaki arsa payını yazarsınız. Eşit kalemler bağımsız bölüm sayısına, diğerleri arsa payı oranına göre bölünür; dairenin yıllık payı ve aylık avansı (yıllık payın on ikide biri) kendiliğinden hesaplanır. Bilgi sayfasında kanunun ilgili kuralları özetlenir.

Proje kat malikleri kurulunda onaylanır; kurulun kabul ettiği bir proje yoksa yönetici geçici proje yapar (m.37/1). Geçici projenin artışı yeniden değerleme oranıyla sınırlıdır; kendi rakamlarınızı tavan hesaplama aracında deneyin. Proje kat maliklerine ya da bağımsız bölümden fiilen yararlananlara imza karşılığında ya da taahhütlü mektupla bildirilir (m.37/3).

Şablonları kullanırken dikkat

• Yönetim planınıza bakın. Gider dağıtımı ve yönetimle ilgili usuller yönetim planında farklı düzenlenmiş olabilir (KMK m.20/1, m.28).
• Doldurulmuş listeleri asmayın. Tebliğ listesi ve imza tablosu ad ve imza içerir; bunları panoya değil dosyaya koyun. Borç bilgisini paylaşmanın sınırları borç listesi yazısında.
• Arsa paylarını tapudan alın. Excel şablonundaki örnek oranlar kurgudur.
• Isınma giderine dikkat. Merkezi ısıtmada pay ölçer ya da başka bir paylaşım esası varsa bu gideri şablona eklemeden önce kontrol edin.

NKomşu bu belgeleri nasıl hazırlatır?