Site yönetim programı nasıl seçilir? Sorulacak 10 soru

Site ya da apartman için yönetim programı seçerken çoğu kişi ekran görüntülerine ve özellik listesine bakar. Oysa en pahalı hatalar başka yerden çıkar: paranın kimin hesabından geçtiği, borç bilgisinin kime göründüğü, hesapların kanuna uyup uymadığı. Aşağıdaki on soruyu, hangi programı değerlendirirseniz değerlendirin, tanıtım görüşmesinde ya da deneme hesabında sorabilirsiniz.

Para ve kişisel veri

1. Aidat parası nereye gidiyor?

Kanuna göre yönetici topladığı paraları muteber bir bankada, kendi adına ama yönetici sıfatı gösterilerek açtırdığı hesaba yatırır (KMK m.35/1-j). Programın aidatı önce kendi hesabında toplayıp sonra siteye aktardığı bir düzen, para transferi ve havale gibi ödeme hizmetlerine girer; ödeme hizmetini ise yalnız bankalar ve izinli ödeme hizmeti sağlayıcıları sunabilir (6493 sayılı Kanun m.12/1, m.13/2). Kanun, fonun hiçbir anında sahibi olmayan teknik hizmet sağlayıcıları bu kapsamın dışında tutar (m.12/2-ğ).

Sorun: Sakinin ödediği para doğrudan sitenin hesabına mı gidiyor, yoksa arada başka bir hesaba mı? Kartla ödeme varsa hangi banka ya da ödeme kuruluşu üzerinden ve kimin adına? Cevabı yazılı isteyin.

2. Borç bilgisini kimler görüyor?

Kişisel Verileri Koruma Kurulu, borçlu listelerinin asansör, giriş ve koridor gibi ortak alanlara asılmasını hukuka aykırı saydı. Aynı mantık uygulamadaki listeler için de geçerlidir: bir dairenin borcunu yalnız o dairenin sakinleri ve yönetim görmeli. Ayrıntılar borç listesi ve KVKK yazısında.

Sorun: Sakinler başka dairelerin borcunu görebiliyor mu? Telefona giden bildirimlerde kişi adı ve borç tutarı yazıyor mu? Kiracı, ev sahibine yazılan satırları görüyor mu?

3. Kişisel veriler nasıl korunuyor?

Kişisel verileri işleyen yönetim, verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek için gerekli teknik ve idari tedbirleri almak zorundadır; veriler onun adına bir yazılım şirketince işleniyorsa bu tedbirlerden onunla birlikte sorumludur (KVKK m.12/1-2). Yani programın güvenliği, yönetimin de sorumluluğudur.

Sorun: Yönetici ve muhasebe hesaplarında iki aşamalı doğrulama var mı? Her rol yalnız kendi ekranını mı görüyor? Veriler nerede tutuluyor, sözleşmede veri işleme şartları yazıyor mu?

Kanuna uygun hesap

4. Giderler kanundaki anahtarla dağıtılıyor mu?

Aralarında başka türlü anlaşma yoksa kapıcı, kaloriferci, bahçıvan ve bekçi giderleri eşit, diğer giderler arsa payı oranında paylaşılır (KMK m.20/1). Program her gider için bu ayrımı yapabilmeli, yönetim planınız başka bir esas koyduysa onu da uygulayabilmeli.

Deneyin: Bir gider girip birkaç dairenin payını arsa payına göre aidat hesaplama aracıyla karşılaştırın. Arsa payı eksik bir dairede ne olduğunu sorun.

5. Gecikme tazminatı doğru hesaplanıyor mu?

Kanundaki oran, geciken günler için aylık %5'tir (KMK m.20/2). Bir günlük gecikmeye bütün ayın tazminatını yazan ya da daha yüksek oran girilmesine izin veren bir hesap tartışma çıkarır.

Deneyin: Programın sonucunu gecikme tazminatı hesaplama aracındaki sonuçla karşılaştırın. Oranın varsayılanının ne olduğunu ve değişince geçmişe işleyip işlemediğini sorun.

6. İşletme projesi 2026 kurallarına uygun mu?

22 Mayıs 2026'dan beri işletme projesi kat malikleri kurulunda onaylanıyor; onaylı proje yoksa yönetici geçici proje yapıyor ve yürürlükte bir proje varsa geçici projenin artışı yeniden değerleme oranıyla sınırlı (KMK m.37). Ayrıntılar aidat zammı ve işletme projesi yazılarında.

Sorun: Program geçici projenin tavanını denetliyor mu? Projenin kat maliklerine imza karşılığında ya da taahhütlü mektupla bildirildiğini kaydedebiliyor musunuz?

Kurul ve kayıtlar

7. Kurul toplantısında ne yapıyor, neyi yapmıyor?

Kurul kararları noter onaylı karar defterine yazılır ve toplantıdakilerce imzalanır (KMK m.32/4). Kanunda elektronik toplantı ya da oylama yolu yoktur. Bu yüzden programdaki oylama kurul kararı değildir; iyi bir program bunu ekranda açıkça söyler ve toplantıyı hazırlamaya yardım eder: çağrının 15 gün önce yapılması, ikinci toplantı tarihi, nisap ve vekâlet sınırları. Ayrıntılar kurul toplantısı yazısında.

8. Makbuz, kasa defteri ve belgeler nasıl tutuluyor?

Yönetici giderleri deftere yazar ve belgelerini saklar (KMK m.36), yılda en az bir kez hesap verir (m.39); kurul hesapları denetler (m.41). Program bu işi kolaylaştırmalı: sıra numaralı tahsilat makbuzu, silinmeyen kayıtlar, her giderin belgesi ve denetçinin okuyabileceği bir kasa defteri.

Sorun: Yanlış girilen bir tahsilat silinebiliyor mu, yoksa gerekçesiyle iptal edilip izi kalıyor mu? Denetçiye yalnız okuma yetkisi verilebiliyor mu?

Kullanım ve geçiş

9. Sakinler ve görevliler programı nasıl kullanıyor?

Program yalnız yöneticinin değil, sakinlerin de kullandığı bir araçtır. Sakin borcunu kalem kalem görüp ödemesini bildirebilmeli; muhasebeci yalnız finans ekranlarına, güvenlik görevlisi yalnız kendi ekranlarına erişebilmeli. Kiracı ile ev sahibinin aynı dairede ayrı hesaplarla kayıtlı olabilmesi, aidat ve demirbaş ayrımında işe yarar (aidatı kim öder).

10. Geçiş, veri taşıma ve sözleşme nasıl?

Excel'deki açık borçların ve geçmiş kayıtların nasıl aktarılacağını, verilerinizi hangi biçimde dışa aktarabileceğinizi ve yönetim değişince kayıtların ne olacağını önceden sorun. Teklifi yazılı isteyin: kurulumun, veri aktarımının ve desteğin teklife dahil olup olmadığı yazsın.

NKomşu bu sorulara ne cevap veriyor?